オンライン秘書って、結局何をしてくれるの？
この時代だからこそ使いやすいオンライン秘書について、詳しく紹介しましょう！
オンライン秘書って何？
まず、オンライン秘書とは、その名のとおり、インターネットを介してオンラインで業務を行う人のことです。
経理、総務、資料作成、SNS運用、スケジュール管理など、幅広い業務を請け負いオンラインで企業の業務をサポートするアシスタントです。
オンラインでの業務が可能になった理由
理由１：インターネット環境の整備
従来は、対面で仕事をするのが当たり前の世の中でしたが、インターネットが普及し、オンラインで扱える便利なツールやコンテンツが増えた現在、コロナ禍を経て、リモートワークをする環境がより一層整備されました。
業種や職種にもよりますが、新型コロナウィルスにより緊急事態宣言が発令された時期、東京都では最大65％の企業がテレワークを実施したという実績もあります。※東京都テレワーク実施率調査結果より
その後、2024年度調査では、コロナ禍真っ只中と比較すると、リモート率は15％程度と下がってきた結果はありますが、労働環境としてリモートスタイルを可能にする条件や選択肢は、ほぼ完成されたと言っても過言ではありません。
理由２：コミュニケーションツールの充実
zoomをはじめとしたオンライン会議ができるシステムや、気軽にスムーズなやり取りができるチャットなど、コミュニケーションツールが充実してきました。
オンライン会議システムを利用すると、複数人で同じ時間に顔を見ながら会話ができることはもちろん、システム上にデータや情報を共有することも簡単であり、録画機能やメモ機能があるなど、オンライン会議システムの機能は充実しています。
またちょっとした確認やコミュニケーションなら、過去のメッセージも振り返りやすいうえに、気軽にやりとりできるチャットが大変便利です。過去のメッセージをキーワードで検索することもできるので、備忘録としても利用できます。
これらコミュニケーションツールの充実により、対面と同じように会話をしたりホウレンソウ（報連相）をすることが可能となり、‘‘同じ場所にいる”という必要性が減少しました。
理由３：オンラインツールの拡充
オンラインツールが爆発的に拡充してきたことも大きな要素です。今やリアルタイムでデータや情報の共有をすることが実現されているため、別々の場所にいたとしても同じ情報を閲覧しながら作業ができる状況があります。
無料で利用できるものならGoogleのサービスや、その他あらゆるシステムは、オフラインで利用することもできますが、インターネットと繋げてオンライン作業することで、保存も自動的にされたり、ツールの参加者にはそのまま共有できるなど、共同で利用できるようにシステム化されています。
パソコン１台とログインとパスワードがあれば、いつでも、誰でも、どこにいても同じものを利用できる便利なシステム化が進んでいます。
オンライン秘書を利用するメリット
オンラインで作業できる環境が整った今、オンライン秘書にはどんなことを期待できるのでしょうか？
メリット1：柔軟性が高い
オンライン秘書は、幅広い業務に対応しています。
例えば、今需要が増えているのは、SNS運用、資料作成、動画編集、WEB制作です。美容室や接客業では、ちらし作りやWEBサイトに掲載するバナーやLP制作なども人気です。
他にも、経理、総務、法務、営業事務、デザイン、メール対応、予約手配、求人票作成・更新・勤怠管理サポートなど、様々な業務を依頼できます。
オンライン秘書は、クライアント様が「やってみたいな」と思っていたことの実現をサポートしたり、お仕事をスムーズに進めるためのサポートをします。ちょっとした依頼にも対応できるオンライン秘書は、その時に必要な業務を依頼できるので、依頼の度に別のサポートを受けることもできたり、経理などのようにルーティーン業務を依頼できたりと、利用スタイルにも柔軟性があります。
メリット2：利便性が高い
オンライン秘書は、オンラインで対応できることで、いつでもどこでもつながることができます。オフィスにいなくても、電話、チャット、オンライン会議でつながることができ、通勤時間も必要ないため、その分を業務遂行の時間に充てることができます。
リモートで仕事ができることは、お互いのメリットが高く、例えば、能力は高いのに働く時間が制限される子育て中の人や介護が必要な家族を持った人がいます。これらの人は、時間が限られる中で効率良く仕事をしようという気持ちが強い傾向にあるので、結果的に効率の良い結果を提供してくれます。多様性の時代において会社という組織に所属できないけれど、能力が高い人もいます。このような高い能力がありながら、力を発揮する場を失っている人と出会うことができるようになったことも、オンライン秘書というシステムができた功績とも言えます。
オンライン秘書は、専門的なことだけでなく、ちょっとした資料作りや気軽な作業でも依頼しやすい点もポイントで、細かい作業や気になっていたことが着々と片付いていくというのは、経営や業務を邁進させていくうえで、意外と重要なカギとなるのです。
メリット３：コスパが良い
オンライン秘書は、必要なときに、必要な量だけ、必要な業務を依頼して利用することができます。
人を一人雇用するには、固定の給与のほか、保険、採用費、準備金、教育費など、実際に支払う給与のおよそ1.5倍程度が必要と言われています。月額20万円の人材を確保するには、1年で360万円程度の予算感が必要となるということです。理想の人材に出会うのは、ご縁とタイミングもありますし、一度採用したら会社には雇用の責任も生まれるため、人材を確保するというのは大変なことですよね。
特定の業務を外部の業者へ委託するとしても、専門分野は分かれていることが通常なので、専門的な知識やノウハウを得たい場合には最適ですが、本来なら内製化できる業務を人手が足りないからということで依頼するには、業者選択や費用において、ピンからキリまである中から信頼できる取引先を見つけるのは、これもなかなか大変な作業になります。さらに、依頼したい業務が変われば、業界を変えてまた一から探す必要があります。
オンライン秘書は、基本的に幅広い業務に対応することができる能力やシステムがあるため、人材を探す手間やコストを最小限に抑えることができます。
オンライン秘書を利用する注意点
１．オンライン秘書のサービス内容をチェック
オンライン秘書を提供するサービスの内容やシステムを確認しましょう。サービス提供会社によっては、各部門を専門とする人を必要に応じて選出しますが、提供会社によって自動的に選ばれて提供される場合や、クライアント様側が選べる場合があります。同じ人を指名できるかどうかや継続有無も確認しましょう。
２．オンライン秘書の業務内容をチェック
オンライン秘書で契約できる人の得意分野や、どのような業務範囲を持っているかを確認しましょう。大勢のオンライン秘書を抱える提供会社では、依頼する分野によってオンライン秘書が変わる場合があります。同じ人が複数の業務を担ってくれる場合もあります。相性の良い人と出会えたら、可能な限り同じ人に仕事のサポートを受けられる方がストレスが増えません。
しかしもちろん、専門的な作業を依頼するには専門的な知識が必要ですので、得意分野によって人材を選ぶのは必要なことです。システムとしてのオンライン秘書を有効に利用しましょう。
３．オフラインの業務は対応できない
例えば、請求書の郵送や書類整理など、オンラインでは対応できないことがあります。基本的にオンライン秘書は、オンラインで対応可能な業務のみ依頼できるということを念頭に置いて、依頼業務を考えましょう。
オンライン秘書の相場
オンライン秘書の相場は、時給換算すると、3千円～4千円代です。
オンライン秘書サービス例は、こちらを参考にしてみてください。
| 提供会社 | 主なサービス内容 | 月額料金 |
|---|---|---|
| HELP YOU | 営業管理 秘書・総務・翻訳 経理 人事・労務・採用 マーケティング 広報 ECサイト 資料作成 | ■１名専属プラン 45時間/15万円 60時間/20万円 ■チームプラン 30時間/10万円 45時間/15万円 |
| CASTER BIZ | 秘書 事務 人事 経理サポート 翻訳 Web制作 文字起こし、SNS運用 | ■6ヵ月プラン 30時間/14万5,200円 ■12ヵ月プラン 30時間/13万2,000円 |
| リベ大オンライン秘書 | 秘書業務 経理事務 営業支援 Web制作 | 10時間/3万1,350円 20時間/6万2,700円 30時間/9万2,400円 40時間/12万1,000円 |
| フジ子さん | 経理 秘書/総務 人事 Webサイト運用 | 20時間/6万2,700円 30時間/9万2,400円 50時間/13万2,000円 |
| タスカル | 秘書 人事 経理 Webサイト運用 | ■3ヵ月プラン 10時間/4万4,000円 ■6ヵ月プラン 10時間/3万3,000円 ■年間プラン 10時間/2万7,500円 |
| Remobaアシスタント | スケジュール調整 メール対応 リサーチ調整 データ入力・データ編集 翻訳 労務 営業事務 | ■6ヵ月プラン 30時間/10万5,600円 ■6ヵ月プラン 30時間/9万9,000円 |
| i-STAFF | 秘書業務 経理 Webサイト運用 人事 営業アシスタント | ■30時間～／月額 3ヵ月プラン：114,000円／月 6ヵ月プラン：93,000円／月 12ヵ月プラン：81,000円／月 ※その他、土日・深夜時間帯の業務などカスタマイズ契約可能 ※キャンペーン価格有り |
利用スタイルまとめ
- 最低でも、10時間以上～の契約。※サービス提供会社によって、最低ラインが変わるので要注意
- 長期契約になるほど、単価が安くなる
- 時間内であれば、あらゆる業務をミックスして依頼できる
- 業務の幅は、どのサービス提供会社も広いが、提供会社によっては無いサービスもあるので要注意
サービス提供会社によって、得意な分野や在籍人数が異なるので、そのあたりもチェックしておくと、安心です。
Kagesapoのオンライン秘書とは？
Kagesapoでは、オンライン秘書もご提供しています。
得意な業務は？
- 資料作成、資料整理、情報のデジタル化による効率化の推進サポート
- デザインツール『Canva』によるデザイン、利用方法教育
- Webサイト制作、バナーデザイン、ランディングページ作成
- 動画編集、YouTubeチャンネル立ち上げ・投稿、Instagram運用
- LINE公式アカウントの運用
- アイコン・イラスト制作
- ライティング
など。
その他、オンラインで対応できる業務であれば、特殊な作業やちょっとした作業でも対応可能です。お気軽にお問い合わせください。
特徴は？
Kagesapoオンライン秘書の特徴は、なんと言っても、一人で全て対応することです。
一人のオンライン秘書が、ご依頼いただいた作業を全て丸ごと対応し把握するため、クライアント様のビジネスをより深く理解し、点と点を繋げてより効率的に、不足部分を発見し補うことも可能となります。
そのため、Kagesapoのオンライン秘書は、以下のコンセプトでサービスを提供しています。
- ご依頼いただく業務の遂行は、スピーディー且つ正確に
- ご依頼内容を遂行するだけでなく、必要であれば、より良くするための提案もする
- Kagesapoのオンライン秘書自体も常に進化すること
オンライン秘書だからこそ、幅広い業務サポートを提供できます。
「特定の専門的な知識や高度な技術・情報を提供してほしい」ということであれば、その業界に特化した専門サービスを提供する会社を利用する方が、より高い技術力を提供してくれるかもしれません。
「ピンポイントで特定の業務だけをこなしてくれる人がほしい」というだけのことであれば、その業務を提供するオンライン秘書サービスなら、費用で選んでも、実績数で選んでも、大きな差は無いでしょう。
「人手が足りない」
「時間が足りない」
「構想はあるけど形にできていない」
ということで、実現したいことが先延ばしになってしまっていることがあるなら、ぜひ、広い視野で業務をサポートするKagesapoのオンライン秘書をご利用ください。
その時の問題解決だけでなく、長い目でみたときにも、きっと役に立っている自信があります。
Kagesapoは、経営者を支えるという目的のもと、一人の人間が責任を持って一つの会社を支えます。そのため、ひと月の中で、ご契約できる数にも限りがあることだけご了承ください。
利用料金は？
Kagesapoは、契約期間の縛りが無い月額サブスク契約です。
| プラン | 月額料金 | 時給換算 |
|---|---|---|
| 10時間 | 28,000円（税込30,800円） | 2,800円 |
| 20時間 | 54,000円（税込59,400円） | 2,700円 |
| 30時間 | 78,000円（税込85,800円） | 2,600円 |
| 40時間 | 100,000円（税込110,000円） | 2,500円 |
ご注意点
- プランは月ごとに変更可能 ※月末5営業日前までにご申告
- プランの時間に満たない場合でも返金はできません
- 契約時間を超過する場合は、追加料金をお支払いいただくことにより、延長可能です。その場合は、時給換算の金額が適用されます。
Kagesapoのオンライン秘書がこんなに低額の理由
理由は、ただ１つ！
クライアント様との直接契約だから！
Kagesapoのスタイルは、専属のオンライン秘書1名と直接契約するスタイルです。間に入る人や派遣会社を挟まずに利用できるスタイルなので、本来の業務遂行に必要な金額に抑えてサービスを提供しています。
＼ Kagesapoオンライン秘書の詳細は、こちらをご覧ください ／
