手軽にイベント・ウェビナーを開催したい人必見！ホームページに予約ページを設置すべき理由と手順

イベント・ウェビナーの予約管理を簡単にする方法

 次のようなことを「している」「したい」方には、きっと役立つ方法です。

イベント・ウェビナーの予約を管理をするためのオススメ方法

予約制度の必要性

イベントやウェビナーを開催するとき、その内容を構築することはもちろん重要ですが、同じくらい必要となるのは、予約 です。

予約制度を取り入れないと、

• 準備物が足りなかったり、多すぎたりしてしまう
• 参加者や人数を把握できないと会場の収容規模を超えてしまうことも
• 予約をシステム化しないアナログ対応は、時間も手間もかかる

このような事態が生じてしまいます。それは、結果的に参加者の満足度を下げてしまうことにもつながるのです。

『予約』に関して必要なこと

『予約』と一言でいっても、予約には3つの要素が含まれます。

• 予約の受付
  イベントやウェビナーに参加するための最初のアクション。お客様に申し込み意思を明示してもらう行動です。予約の受け付け方法が分かりにくかったり、申し込み方法が複雑だと、せっかく興味を持ってくださった方でも、参加に二の足を踏んでしまうことがあります。そして、イベント情報と申し込みに行きつくまでの導線も重要です。
• 予約の管理
  予約されたお客様の情報を管理することで、当日の受付もスムーズに行えます。そして、無断キャンセル等を防ぐために、リマインドメール等を送ることも予約を管理するうえで重要な作業の1つです。
• 予約後のフォロー
  予約後のフォローは、予約から当日までのフォローに限りません。イベントやウェビナー終了後にサンクスメールを送ったり、当日のフォロー情報を後追いで送付することで、参加者の記憶により長く濃く印象を残すことができます。

予約情報は、ホームページに掲載するのがオススメである5つの理由

予約情報は、ご自身のホームページから発信し、予約受付することがオススメです。
ホームページの「お知らせ記事」としてページを作成して掲載したり、「イベント情報」「ウェビナー情報」など、カテゴリーを設定して投稿しましょう。

理由

• ホームページの情報を蓄積させることができる
• カテゴリーを分けておくことで、過去の実績や情報をまとめて見返しやすい
• ホームページへの流入を増やすことができる＝SEO対策も兼ねられる
• ホームページに詳しい情報を掲載し予約窓口をつくることで信頼度が上がる
• ホームページ内の他のコンテンツも見てもらえる機会となる

もちろん、SNSで情報を発信したり、その他イベント等情報集約サイトを利用することも良いですが、あくまでも予約はホームページで作成したページ内から受け付けるようにする方が長期的にみてメリットが多いです。これらのツールは、1回のイベント情報を拡散する目的で使用するものであると考えましょう。

ページ作成

WordPressで作成されているホームページなら、「投稿」から簡単にページを作成できます。イベントやウェビナーの詳細と申し込みボタンを設置すれば、OK！
作成したページのURLをSNSで共有したり、チラシを作るならURLをQRコードにして設置するのもオススメ。

ホームページに予約機能を追加する方法

WordPressでホームページをつくる場合、予約機能を実装する方法は、2つあります。

１．プラグインを利用する

WordPressの機能を拡張するプラグインですが、その一つに予約機能を追加できるプラグインがあります。
プラグインを導入するときは、目的に合った使い方ができるかとWordPressのテーマとの相性を踏まえて検討しましょう。日本語対応しているものだと運用中も安心ですね。

予約機能を追加できるプラグイン一例

• Booking Package
  管理ツール内の予約システムは、WordPressのページ内で直接操作することができます。あらゆる種類の予約を簡単に実現できるシンプルな使い勝手。
• MTS Simple Booking
  ビジネス版と無償版有り。ビジネス版には、オプション機能、ユーザー登録機能、問合せフォーム機能が付いており、機能追加も頻繁にされている。
• Events Manager
  Events Manager は、柔軟性、信頼性、強力な機能の原則に基づいた、WordPress用のフル機能のイベントカレンダー、予約フォーム作成、登録管理ができる。

２．予約システムを利用する

予約システムは、総じて予約プラグインよりも使い勝手が良いものが多いです。予約システムを選択するときは、イベントの規模や当日の受付方法のスムーズさを優先するか、顧客の囲い込みを目的にするかで重視すべき機能が変わるので、単純な「予約機能」以外の機能をチェックしてみてください。

様々な予約システム

• Peatix
  イベントから大型フェスまで様々なシーンで活用できる、イベント・コミュニティプラットフォーム。電子チケット発券ができたり、決済機能で事前に参加費集金、イベント当日の受付、参加者管理もできる。
• RESERVA予約
  予約についての設定が非常に柔軟にできるほか、顧客管理、決済機能、集客・販促機能も充実。外部連携機能も充実しており、ホームページへのリンクもシームレスにできます。
• MyASP
  オールインワンシステムで販売から管理までできるメルマガ配信ツール。登録フォームと組みわせることで、予約受付ができ、会員登録や顧客管理、ステップメールを送ることができるようになり、イベント後のフォローや販売機会拡大の自動化まで実現できます。

イベントやウェビナーの開催と成功には、①予約フォーム作成 ②予約者管理 ③ステップメール送付 が最低限必要です。これらを実現するために、数ある予約システムの中でも、メルマガスタンドの利用がオススメです。
その中でも、ホームページとの連携、機能、使い勝手、コスパを踏まえて考えると、MyASPが一番のオススメです。

イベント・ウェビナー開催の予約ページをつくるためにMyASPを利用するメリット

MyASP（マイスピー）のイベント・ウェビナー機能とは？

MyASPのイベント・ウェビナー機能は、どのプランでも利用できる標準機能です。MyASPというサービスは、基本的にはメルマガやステップメールを自動配信できるシステムですが、単なるメルマガスタンドではなく、イベント等の予約受付を自動化することにも役立ちます。

イベント・ウェビナー機能

  機能の内容はこちら

MyASPで連携するメリット

１．登録フォームの柔軟性

登録フォームを利用することで、イベントやウェビナーに申し込みされる方の情報を自動でリスト化できます。
また、情報収集したい項目も自由に設定することができるため、同じ管理画面上から、リスト全体はもちろん、項目を絞り込んだリストにそれぞれステップメールを送ることもできます。イベントごとにフォームを設定することができます。

２．日程が複数日ある場合は、自動でカレンダーで表示になる

日程の登録は、以下のように設定できます。

• 期間で設定：　10月1日～10月15日
• 開催周期で設定：　毎週「月曜日」「土曜日」など
• 時間を設定：　10:00～、15:15～　など
• 受付終了時間の設定：　1日前、30分前　など

その他、所要時間や受付上限など、基本的なことはデフォルトで設定できます。

３．ステップメールが自動配信

選択した日時を “基準” として、イベント開催日の前後や当日にステップメールを配信できます。最初に登録だけ行えば、自動対応できるので、開催前のリマインドや開催後のフォローが各段に楽になります。フォローメールでは、アンケートや申し込みサイトへの誘導をすると良いでしょう。
フローを１度組んでしまえば、イベント当日の運営を実施するだけで、その他のお客様とのやりとりに関しては、一切自動化が実現できます。自動化は、人的連絡ミスを無くしたり、日程調整やメール連絡といった事務作業の面倒を無くせる大きなメリットとなります。
ウェビナーの場合は、録画した動画を配信するということも可能なため、最初から最後まで完全自動化も夢ではありません。